Boekhouden met Excel?
Excel als boekhoudprogramma?
Microsoft Excel is een ontzettend veelzijdig programma om data op te slaan en hiermee berekeningen en overzichten te maken. In de kern is boekhouden met Excel dus uitermate geschikt. Maar is het ook verstandig om Excel als boekhoudprogramma te gebruiken?
Ook bij Danhof Finance is het gebruik van Excel als boekhoudprogramma geen uitzondering. Voor een bepaalde groep ondernemers is boekhouden met Excel zelfs een prima keuze. Het grote voordeel is namelijk dat het gratis is. Daarnaast is het helemaal naar eigen behoefte in te richten.
In ons advies ten aanzien van het gebruik van Excel als boekhoudprogramma beoordelen wij de volgende punten:
- Aantal transacties
Wanneer er heel weinig transacties in de boekhouding gedaan worden, gedurende het jaar, is Excel een prima alternatief. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer er slechts 1 of 2 facturen per maand worden verstuurd en er ook weinig kosten geboekt hoeven te worden. Wanneer er per jaar ongeveer 100 transacties geboekt worden is de boekhouding ook zonder overzichten nog overzichtelijk en goed te controleren.
- Specifieke behoeftes
Voor een aantal ondernemingen biedt een boekhoudprogramma onvoldoende mogelijkheden. Deze bedrijven hebben bijvoorbeeld behoefte aan meer inzicht en hebben hiervoor zelf een Excel programma ontwikkeld. Vaak bevat dit systeem bijna alle benodigde gegevens van een boekhoudsysteem, dus is de keuze snel gemaakt.
Toch een boekhoudprogramma i.p.v. boekhouden met Excel?
Waarom zou je dan toch een boekhoudprogramma moeten gebruiken in plaats van boekhouden met Excel? Hoewel Excel gratis is en veel flexibiliteit biedt is het gebruik van een boekhoudprogramma in veel gevallen toch beter. Wij noemen hier een aantal van de voor ons meest doorslaggevende overwegingen.
- Kennis van Excel
Wanneer je een wat uitgebreidere administratie in Exel hebt zul je behoefte hebben aan overzicht. Door gebruik te maken van berekeningen en overige functies kun je in Excel controles en overzichten inbouwen. Om dit te bouwen heb je een uitgebreide kennis van Excel nodig. Heb je deze kennis niet dan kun je onbedoeld iets aanpassen waardoor deze controles niet meer werken.
- Bankkoppeling
De meeste boekhoudpakketten ondersteunen een dagelijkse koppeling met diverse banken of in ieder geval de mogelijkheid om bankbestanden in te lezen. Hierdoor is de kans op fouten veel minder groot dan via handmatige invoer.
- Samenwerken met de boekhouder
Een online boekhoudpakket is uitermate geschikt om samen te werken met de boekhouder. Hierbij kunnen wij bijvoorbeeld meekijken en correcties aanbrengen in de door jou verwerkte transacties. Wanneer je de complete boekhouding hebt uitbesteed biedt dit de mogelijkheid om zelf met ons mee te kijken.
- Facturatie
Het factureren vanuit de boekhouding heeft veel voordelen. In de eerste plaats dat de facturen meteen zichtbaar zijn in de boekhouding. Maar ook dat het bewaken van openstaande facturen gemakkelijker wordt. In de meeste gevallen herkent het boekhoudprogramma ook de betaling van een factuur automatisch, met alle voordelen van dien.
- Ingebouwde controles
Een boekhoudprogramma heeft een aantal ingebouwde functies en controles om ervoor te zorgen dat de boekhouding een betrouwbaar beeld geeft. Zo zorgt deze er bijvoorbeeld voor dat de journaalposten altijd in evenwicht zijn. Want hoe simpel een boekhoudprogramma de verwerking ook maakt – op de achtergrond telt nog steeds het principe van de journaalpost.
Wij hopen dat de informatie uit dit artikel je geholpen heeft bij het kiezen voor de beste boekhoudoplossing voor jouw onderneming. Wil je graag eens met ons sparren over de beste keuze voor jouw onderneming? Neem dan gerust contact met ons op.
