Zijn zakelijke lunchkosten aftrekbaar?
Wanneer zijn lunchkosten en dinerkosten aftrekbaar?
Vaak krijgen wij de vraag wanneer lunchkosten aftrekbaar zijn. Wat zijn bijvoorbeeld de regels voor eten onderweg en restaurantbezoeken.
In dit artikel hebben wij uitgewerkt hoe de zakelijke aftrekbaarheid van deze kosten in elkaar steekt.
Algemene regel voor aftrekbare diner en lunchkosten
We moeten allemaal eten en drinken, waardoor deze kosten door de belastingdienst standaard als privé uitgaven worden gezien. Van de Belastingdienst mag je de btw op eten en drinken voor ‘eigen gebruik’ niet als aftrekpost opvoeren.
Wanneer de kosten voor eten en drinken een zakelijk karakter hebben zijn deze kosten deels aftrekbaar. Dit zakelijke karakter is bijvoorbeeld van toepassing wanneer je een overleg met een klant voert of voor zakelijke doeleinden op reis bent. Een zakenreis is in dit geval een meerdaagse reis, waarbij de reisafstand te groot is om thuis te overnachten.
Voor deze zakelijke kosten kun je als ZZP-er het beste de 80/20 regel gebruiken. Deze regel houdt in dat je 80% van deze kosten als zakelijk boekt. De overige 20% boek je als privé uitgaven omdat je hiermee ook in jouw eigen (basis)behoefte hebt voorzien.
Voor een BV mag je dezelfde manier van boeken gebruiken – allen is de verdeling dan 73.5/26.5.
BTW voor zakelijk dinerkosten
Wanneer je eet of drinkt in een horecagelegenheid (ook benzinestations of cateraar) dan is de BTW niet aftrekbaar. Koop je echter je zakelijke lunch in een supermarkt, dan mag je de BTW wel aftrekken.
Positieve uitzondering
Een uitzondering op de regel is bijvoorbeeld een verzorgde lunch tijdens een cursus die jij geeft. In dat geval zijn de lunchkosten 100% aftrekbaar en kun je de btw in het geheel aftrekken
Goed verwerken in de boekhouding
Op het bonnetje van je zakelijke lunch of diner moet je vermelden dat het om een zakelijke lunch gaat en de naam van de klant vermelden. Gezien je agenda, e-mail en kilometerregistratie ook bij je boekhouding horen zal hieruit ook moeten blijken dat je een afspraak met een klant hebt. Kun je hulp gebruiken bij jouw boekhouding, wij van Danhof Finance ondersteunen je graag.
Voorbeeld
Stel dat je een lunchafspraak in een restaurant hebt gehad met een (potentiële) klant, waarbij de totale kosten voor de lunch € 36,- zijn. In totaal betaal je met je zakelijke pas € 40,- inclusief fooi.
Van het totaalbedrag van € 40,- is 20% privé, waardoor je dus € 32,- mag opvoeren als zakelijke kosten in jouw boekhouding, zonder btw.
